公司秘书服务
公司秘书是新加坡规定的法定职能，直接关系企业运营合法性与治理规范性。IVYE GROUP 提供由专业团队执行的秘书服务，协助企业全面履行法定责任，并应对在业务扩张、架构变更等场景中的合规挑战。
📌 为什么新加坡公司必须配备秘书？
根据《新加坡公司法》（Companies Act），所有在新加坡注册成立的公司，须在成立后6个月内正式任命一名公司秘书，并持续维持该职务的在任状态。秘书需为新加坡本地自然人，具备一定法律、会计或公司治理背景，其职能主要包括：
- 代表公司履行各类法定合规申报
- 协助维护法定登记簿与公司章程
- 处理董事及股东层面的关键文书与会议记录
- 对接ACRA（会计与企业管制局）完成各类备案流程
秘书缺位将被视为违反公司法，公司及董事可被罚款。
📌 秘书服务的价值与作用
公司秘书不仅是“文书执行者”，更是公司治理的制度保障。通过系统化的秘书服务，企业能够：
- 保持股权结构、董事组成、公司信息等法定信息实时合规
- 避免因申报延误、资料不规范等问题引发罚款或公司状态异常
- 在融资、引进新股东或扩张阶段高效完成所需法定操作
- 借助秘书顾问的治理建议，提前识别合规风险，提升组织透明度与专业性
✅ 秘书服务包括：
- 维护公司法定记录及登记簿（如董事名册、股东名册等）
- 编制与提交年度申报（Annual Return）及相关法定文件
- 筹备与记录董事会、股东大会等会议事项
- 处理公司结构调整、股权变更等法定申报流程
- 董事与股东的权利义务合规建议
- 全面对接《新加坡公司法》等监管要求
📍 秘书服务流程概览
1
委任公司秘书
- 在公司成立7日内完成秘书任命手续
- 出具公司秘书受委函并完成ACRA备案
2
建立法定登记簿
- 建立与维护公司各类法定记录，包括：
- 董事名册（Register of Directors）
- 股东名册（Register of Members）
- 实际控制人登记（Register of Registrable Controllers, RORC）
- 股份发行与转让记录
- 整理与保管公司章程（Constitution）及注册文件
3
年度申报与定期合规管理
- 编制并提交年度申报（Annual Return）至ACRA
- 监控关键合规时点（如财年终止、审计截止日期）
- 出具董事决议与股东批准函，支持法定流程
4
架构调整与法定申报支持
- 处理公司架构变动事项，包括：
- 董事/股东增减
- 股份转让或增发
- 公司名称、注册地址变更等
- 协助准备会议通知、相关决议及ACRA申报文件
5
会议筹备与记录管理
- 协助安排董事会及股东大会
- 起草会议议程、决议草案及会议记录，确保文件符合法规要求
6
法规解读与治理建议
- 解读《新加坡公司法》中与董事职责、公司治理结构等相关的关键条款
- 为董事与股东提供个性化的合规与治理建议
⭐ 客户需准备的资料清单
| 项目 | 说明 |
|---|---|
| 公司注册证明文件 | 包括 Bizfile 与公司章程（Constitution） |
| 公司现任董事及股东资料 | 护照复印件、地址证明、联系方式 |
| 公司组织结构图（如有） | 协助秘书理清实际控制关系 |
| 拟变更事项或决议指令 | 涉及股东变更、股份变动等的具体指示 |
| 财务年度结束日期 | 用于安排年度合规计划 |
| 其他历史秘书文件 | 如曾更换秘书，提供原有登记簿与会议记录等 |
